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厦门市档案局关于做好2012年文件材料归档及文书档案目录电子数据报送工作的通知

发布时间: 2013.05.31来源:超级管理员点击率:375

市直机关各单位、市属国有企业:
  为做好2012年文件材料整理归档和文书档案目录电子数据报送工作,确保文件材料收集齐全、整理规范及文书档案目录著录规范、报送及时,根据《机关档案工作条例》和厦门市档案局《关于开展档案目录电子数据报送工作的通知》(厦档〔2004〕36号)等文件精神,提出以下几点工作要求:
  一、 提高认识、加强领导
  文件材料整理归档工作是各单位档案工作的起点,也是各单位查找利用档案,发挥档案服务功能,实现档案查考利用价值的重要基础。文书档案目录电子数据报送工作则是在完成年度文件材料整理归档工作基础上开展的一项连续性、经常性工作,这项工作对于全面提高各单位档案工作规范化管理水平,促进档案室与档案馆之间档案信息资源的有序衔接,实现全市档案信息资源共享具有非常重要的意义。各单位必须进一步提高对于做好年度文件材料整理归档工作和文书档案目录电子数据报送工作重要性和必要性的认识,将档案工作作为一项重要的基础性工作,予以应有的重视,切实加强对此项工作的领导,明确职责,落实到人,并严格按照有关业务规范要求,按时按质完成年度文件材料整理归档工作,确保文书档案目录电子数据报送工作正常、有序开展。
  二、 收集齐全、规范整理
  齐全、完整的文件材料是进行档案系统整理的基础。各单位必须做好文件材料的收集工作,从管理入手,建立健全档案归档制度,明确各部门文件材料的归档范围、归档时间和归档要求,将档案归档工作纳入部门职责范围和人员岗位责任制,形成健全有效的考核机制和奖惩机制,严禁各单位档案收集归档工作只订制度,不抓落实,确保档案收集归档工作有序开展。各单位档案部门要依据本单位文件材料形成的规律特点,准确把握归档范围,严格按照归档制度,开展文件材料的收集工作,特别要加强对本单位党务、人事、会议、重大活动、业务部门职能活动中形成的非“红头”文件的收集,要及时地对未按要求归档的部门和个人进行催收,对于将公务活动中形成的应归档的文件材料、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的相关责任人,将按监察部、人力资源社会保障部、国家档案局令第30号《档案管理违法违纪行为处分规定》依法予以查处,杜绝应归档文件材料散存在有关部门及个人手中的现象,确保本单位在履行职能活动中形成的各种门类及载体的文件材料都应收尽收、应归尽归。在做好文件材料收集工作的同时,各单位要按照本单位制定的文书档案保管期限表,认真做好文件材料保管期限的判定工作,要将反映本单位主要职能活动、重大活动和人员情况,尤其是涉及公民权益和广大人民群众切身利益的文件材料列入归档范围并确定较长的保管期限,确保归档文件材料期限划分准确。
  档案整理是否规范直接影响到档案保管、利用工作的开展。各单位必须加强档案基础业务建设工作,保证档案人员的相对稳定,并为档案人员学习业务知识、提高档案业务水平创造条件;要严格按照《厦门市<归档文件整理规则>实施细则》(厦档〔2004〕26号)等业务规范要求,开展档案的整理工作,保证归档文件材料分类准确、整理规范、排列有序、装订齐整。
  三、 编目规范、及时报送
  档案目录著录规范有利于各单位提高档案材料的查全率、查准率,提升档案服务工作质量。各单位要严格按照厦档〔2004〕36号文件要求,继续认真做好文书档案目录电子数据报送工作,要按照福建省档案局《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)等有关档案著录规范、标准要求,认真开展目录数据著录工作,保证著录格式规范、著录内容准确。
  各单位应于2013年10月31前完成2012年文书档案目录电子数据的报送工作。逾期未完成报送工作的单位,将在全市范围内进行通报。
 

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