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厦门市档案局关于印发《厦门市〈归档文件整理规则〉实施细则》的通知

发布时间: 2016.04.13来源:超级管理员点击率:573

各区档案局(馆)、市直各单位:
    国家档案局于2015年10月25日发布了新修订的《归档文件整理规则》(DA/T22-2015,以下简称《规则》),并于2016年6月1日实施。为了落实《规则》精神,我局修订了《厦门市<归档文件整理规则>实施细则》(厦档[2004]26号,以下简称《细则》),现印发给你们,请认真组织实施,2015年文书档案归档文件按照新修订的《细则》整理。

附件:厦门市《归档文件整理规则》实施细则

 
                                            厦门市档案局
                                            2016年4月5日

附件

厦门市《归档文件整理规则》实施细则

    为适应文档一体化和档案管理现代化的需要,规范归档文件的整理方法,提高工作效率,保证整理工作质量,根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2015),结合我市文书档案工作的实际需要,制定本实施细则。
    第一条  适用范围
    本细则适用于全市各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的,从其规定。
    第二条  定义
    一、归档文件
    立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种文件材料,包括纸质和电子文件材料。
    二、归档文件整理
    将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。
    第三条  整理原则
    归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理,并保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
电子文件归档整理应保证其真实准确、齐全完整、有效可用。
    第四条  质量要求
    一、归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应按照《档案修裱技术规范》(DA/T25-2000)予以修复,字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件应予复制,并附于原件后一并归档。
    二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件整理归档时要去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品,对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠,一般以A4规格为标准。
    第五条  整理单位
    归档文件的整理,以件为单位进行。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;正本与翻译本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立一件,也可合为一件;报表、名册、图册等按其原来装订方式一册(本)为一件,未装订的同一内容的表格,以一定的单位组合,装订在一起作为一件;简报、周报等材料一般一期为一件,也可若干期合为一件;会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的,一本为一件);成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件;有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
    第六条  整理方法
    一、装订
    1.归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;不同文字的文本,中文本在前,其它文本在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。
    2.归档文件原则上用线装订。装订时,一般可采用缝纫机左侧轧边,装订线两头分别留线打死结;较厚的文件可采用"三孔一线"的装订方法。使用其他材料装订的,装订材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。需要向综合档案馆移交的归档文件,统一用线装订,不能使用不锈钢夹或封套装订。
    3.归档文件装订时应取左、下侧对齐。文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响,已成册不易拆封且未使用金属材料装订的文件材料,可保持原貌不变。
    二、分类
    归档文件一般应采用“年度—问题(机构)—保管期限”的分类方法进行分类;档案数量较少,内设机构简单的机关可采用“年度—保管期限”分类法。各单位应制定本单位归档文件的分类方案,并保持相对稳定。
    (一)年度—问题(机构)—保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类,在每个年度内,按问题(机构)设置类目,再根据保管期限分类。
    (二)年度—保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类,在每个年度内,再根据保管期限分类。
    (三)确定归档文件所属年度一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期来判定文件所属年度。
    跨年度形成的文件,按文件办结年度归档。如:跨年度的会议文件材料,归入会议闭幕年;跨年度的案件材料,归入案件办结年;跨年度的请示、批复,归入批复年。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。
    当几份文件作为一件时,应以装订最前面的文件日期为准。如正本与定稿为一件时,以正本日期为准;正文与附件为一件时,以正文日期为准;转发文与被转发文为一件时,以转发文日期为准;来文与复文为一件时,以复文日期为准。
    三、排列
    归档文件应在分类方案的最低一级类目(保管期限)内,按事由结合时间、重要程度等进行排列。
    1.不同保管期限的文件,按永久、30年、10年分别排列。
    2.不同问题(或机构)的文件,按分类方案所体现的问题(或机构)间的顺序排列。
    3.分类方案的最低一级类目中的文件,按事由结合时间、重要程度排列。同一事由中的文件,先按文件形成时间的先后顺序排列,同一时间的文件再按重要程度排列;不同事由之间,按事由办结时间的先后顺序排列。
    4.会议文件、统计报表、简报等成套性文件一般应集中排列在一起。
    5.因故未及时整理归档的零散文件,可以排在同一年度、同一期限的所有文件的最后,并将该情况在备考表中加以说明。
    四、编页
    纸质归档文件一般以件为单位编制页码,每件归档文件从“1”开始流水编号。
    页码应逐页编制,分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。归档文件中有图文的页面为一页,空白页不编页码。大张的统计表折叠后,未折叠前的图文页面为一页;文件处理单与文件一同归档的,文件处理单也应编制页码。
    文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。
    五、编号
    归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写档号,档号的结构为:全宗号-档案门类代码•年度•保管期限-件号。上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“•”隔开。如“B062-WS•2015•Y-0001”。
档号按照以下要求编制:
    1.全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用4位数字或者字母与数字的结合标识,按照《档号编制规则》(DA/T 13-1994)编制。
    2.档案门类代码•年度•保管期限:归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
    3.件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”。
归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容,若首页为A5规格的文件处理单,则将归档章加盖在文件首页上端的空白位置。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
    归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问题)可以作为选择项(见图1)。归档章中全宗号、年度、室编件号按照档号编制要求填写,保管期限用“永久”“30年”“10年”简称标识,机构(问题)用类目名称的规范化简称标识,页数用阿拉伯数字标识每件归档文件的总页数,馆编件号待档案移交进馆后由档案馆填写。
    六、编目
    归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。
    (一)归档文件应逐件编目。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
    1.序号:填写归档文件顺序号。
    2.档号:填写按规范编制的档号。
    3.文号:填写文件的发文字号。文号由机关代字、年份、序号组成,填写时不能省略其中任何一项。没有文号的,不用标识。
    4.责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者,它可以是一个或几个机关、一个或几个人。
    (1)责任者应填写全称或规范化简称,不能使用“本委”、“本局”等含义不明、难以判断的简称。
    (2)没有责任者的文件材料,要考证清楚后填写,并加“[ ]”号。
    (3)联合发文的文件一般应将所有责任者照实抄录,责任者过多时可适当省略,但立档单位本身是责任者的必须填写,被省略的责任者用“[等]”表示。联合发文的文件责任者之间统一用“;”号间隔。
    (4)名义上属于个人作者的领导讲话、个人事迹介绍等文件材料,填写个人姓名,必要时在姓名后加上本人的职务、职称或其他身份,并用“( )”号括起。如:厦门市XXX副市长讲话,应填写为“XXX(厦门市副市长)”。
    5.题名:填写文件的标题。
    (1)当文件只有一个题名时,应照实抄录。
    (2)当文件有副题名(即文件标题中破折号或冒号后面部分,对正题名进行解释说明)时,如果正题名能够反映文件内容,副题名一般不须抄录。
    (3)当文件没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[ ]”。题名拟写应力求反映文件内容,一般包括责任者、内容、文种,如字数过多,可以省略责任者和文种。会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。人员任免、表彰的文件,可以在字数允许的情况下,尽量多著录原题名中未提及的本单位其他人名,并在增加的人员外加方括号“[ ]”,如:关于XXX[XXX、XXX]等3位同志职务任免的通知。
    (4)正文与附件为一件时,一般用正文题名作为本件题名,但当正文仅仅是一些原则性的话语,而附件是具体的条文,这时附件的题名应同时抄录,外加“[ ]”号。
    (5)统一制发的统计报表,填写时要有针对性地修改,如《XX省行政、企事业单位干部统计表》,填报单位是XX市XX局,应填写为“[XX市XX局干部统计表]”。
    (6)有批文的审批表与批文合为一件时,只填写批文题名;没有批文的审批表一表为一件,填写题名时应注明受审批对象,外加“[ ]”号。
    (7)介绍信若干份为一件,填写题名时应注明是什么人什么内容的介绍信;介绍信存根一本作为一件时,填写题名时应注明是什么内容的介绍信存根,并加“[ ]”号标注年度及起止号数。
    6.日期:填写文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如:2003年2月2日,填写为“20030202”,作两行填写时,应为“   ”。文件无时间、文件时间不全或字迹不清,必须根据文件内容、形式特征进行判定,若判定不出时间,则以“0”补之。
    7.密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,填写“非密”。
    8.页数:填写每一件归档文件的页面总数。
    9.备注:注释文件需要说明的情况。
    (二)归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面,页面宜横向设置(见图2)。归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。
    (三)归档文件目录除保存电子版本外,还应打印,再分年度、分保管期限装订成册并编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限等项目(见图3),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。
    七、装盒
    将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
    (一) 档案盒规格
    档案盒应采用无酸纸制作,其外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等(见图4A)。
    (二) 装盒要求
    不同年度形成的文件材料不得装入同一档案盒。
    不同保管期限的文件材料不得装入同一档案盒。
    归档文件装盒时,应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒,档案盒排放时应尽量使文件装订部位向下,不至使文件弯曲受损。
    (三)填写档案盒封面和盒脊内容、备考表
    1.档案盒封面只需在双横线上填写全宗名称。
    2.档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目(见图4B、图4C)。其中起止件号填写室编件号,即每一盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用"-"号连接。盒号,即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在档案移交进馆后再按要求填写。
    3.备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期(见图5)。
    (1)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
    (2)整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。由部门整理归档的文件,由该部门负责整理的人员签名或签章;由档案室集中统一整理的文件,由档案室整理人员签名或签章。
    (3)整理日期:填写归档文件整理完成日期。
    (4)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。归档文件整理质量的检查人员一般指整理归档文件的部门负责人。
    (5)检查日期:填写归档文件检查完毕的日期。
    八、整理说明
    归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”(见图6)。主要说明立档单位基本情况和归档文件整理情况,内容包括单位名称、成立时间、内部机构设置情况、分类方案、归档文件采用的装订方式、归档文件的总数量、不同类别与不同保管期限归档文件的数量、备注,并填写归档文件的整理人、检查人和归档整理完成时间。
    年度归档文件整理说明填写一式四份,一份存放在全宗卷内,另三份分别与不同保管期限的归档文件目录一起装订成册。
    九、归档电子文件的整理要求
    归档电子文件组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目,依照本《细则》的规定执行,在内容、相关说明及描述上应与纸质文件保持一致。
    归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,参照《数字档案室建设指南》(2014年)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46)、《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T 48)、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38)等标准执行。
    归档电子文件整理,应使用符合《数字档案室建设指南》(2014年)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894)等标准的应用系统。

 

厦档[2016]14号归档文件整理规则实施细则的通知.doc

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